Digitales Stiftungsmanagement: So gelingt der Einstieg

Förderanträge bearbeiten, Gremiensitzungen koordinieren, Budgets überwachen und Presse- und Öffentlichkeitsarbeit betreuen: Den meisten Stiftungen bleibt heute bei all den Aufgaben kaum Zeit, sich dabei auch noch um die eigene Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen zu kümmern. Dabei bietet Digitales Stiftungsmanagement allen Beteiligten im Vergleich zum Aufwand einen enormen Nutzen.

von Thomas Stern, Geschäftsführer CAS Communities Stiftungen

Gerade die vergangenen beiden Pandemie-Jahre haben gezeigt, wie essentiell klare Prozesse für die tägliche Stiftungsarbeit sind. Viele Stiftungen suchen deshalb aktuell nach einer ganzheitlichen Lösung, die das breite Aufgabenspektrum intelligent in einer Software vereint. Doch auf welche Eigenschaften kommt es dabei an?

  • Eine professionelle Lösung für das tägliche Stiftungsmanagement stellt den Mitarbeitenden alle relevanten Informationen zentral in einer Lösung zur Verfügung. Wertvolles Wissen bleibt nicht länger verstreut in einzelnen Excel-Listen, Mailing-Ordnern oder gar handgeschriebenen Zetteln.

  • Ob im Büro, unterwegs oder im Mobile Office – die Mitarbeitenden haben stets Zugriff und pflegen die Daten via Desktop, Notebook, Tablet oder Smartphone.

  • Alle Informationen lassen sich durch eine intelligente Suche und Verknüpfungen schnell wiederfinden: Vom einzelnen Antrag über das Protokoll der letzten Sitzung bis hin zum Status der Budgets und Auszahlungen.

  • Integrierte Assistenten unterstützen bei der Automatisierung von Arbeitsabläufen. Alle stiftungsrelevanten Prozesse lassen sich auf diese Weise durchgängig transparent und zeitsparend gestalten.

Anträge und Bewerbungen übersichtlich verwalten

Sowohl in der internen als auch in der externen Kommunikation wird der Einsatz einer professionellen Lösung schnell spürbar: Mit einem integrierten Antrags- und Bewerberportal werden passende Formulare für Antragsteller und Stipendiaten online zur Verfügung gestellt. Eingehende Anträge und Bewerbungen enthalten bereits alle erforderlichen Angaben und Pflichtanlagen. Sie lassen sich von den Stiftungsmitarbeitenden direkt einsehen und können zeitnah bearbeitet und effizient verwaltet werden.

Direkter Zugriff für Gremien- und Jurymitglieder

Auch ein integriertes Portal für Mitglieder einer Jury oder eines Gremiums darf heute in einer ganzheitlichen Lösung nicht fehlen. Mitglieder erhalten so einen zeitlich begrenzten Zugriff auf eine Auswahl von Förderanträgen und Bewerbungen und haben dort beispielsweise die Möglichkeit, diese unabhängig von Ort und Zeit zu bewerten und zu kommentieren.

Digitale Projektakte sorgt für 360 Grad Rundumsicht

Alle Informationen vom Antrag, über die Bewilligung bis hin zur finalen Projektrealisierung sind in der digitalen Projektakte abgelegt. Sie enthält die gesamte Projekthistorie und den Schriftverkehr chronologisch archiviert und sorgt so für eine vollständige 360 Grad Rundumsicht.

Gemeinsam und mit Plan: Digitales Stiftungsmanagement implementieren

Entscheidender Erfolgsfaktor für die eigene Digitalisierung ist, das Thema zügig mit einem erfahrenen Digitalisierungspartner und einem soliden Konzept zu starten. Mitarbeitende müssen frühzeitig und aktiv in den Prozess einbezogen werden – das weckt Neugier und schafft die erforderliche Akzeptanz. Auf dieser Basis lässt sich der Funktionsumfang einer professionellen Lösung kontinuierlich ausbauen, um die Stiftung auch in einer digitalen Welt zukunftssicher aufzustellen.

Digitales Stiftungsmanagement und die Digitalisierung Ihrer Stiftung sind für Sie wichtig? Dann besuchen Sie unsere Website oder schreiben Sie uns eine E-Mail.


Mehr praktische Tipps und Ideen rund ums Spenden für Vereine, Organisationen und Stiftungen gibt es im gedruckten Heft. Das Fundraiser-Magazin ist nicht am Kiosk erhältlich, nur exklusiv beim Verlag. Hier geht’s zur Bestellung.